HS: каждый может сделать свои рабочие будни легче, и вот как | STROKA.info

HS: каждый может сделать свои рабочие будни легче, и вот как

Если вы захотите связаться с Харри Оянперяя (Harri Ojanperää), руководителем Финской кооперативной организации розничной торговли и туризма SOK, стоит звонить не ему, а его ассистенту Элине Хуса (Elina Husa).

Хуса — не только личный помощник Оянперяя, но и ассистент правления организации. Она готовит совещания, ведет корреспонденцию, отвечает за офисную технику, бронирует места для осуществлении встреч и организовывает деловые тура, представляет собой отчеты по путевым издержкам и проверяет чеки за сделанные покупки.

Хуса следит за тем, чтобы правление рассматривало необходимые оргвопросы в нужное время, и чтобы о решениях руководства была оповещена вся организация.

«На этой должности нужно следить за работой всей фирмы, мне нравится такая роль», — сообщает Хуса.

Хуса работает помощником руководителя уже десять лет, в организации она числится с 1999 года. До этого она работала с клиентами отелей и была на первых ролях.

В фильмах мы часто сталкиваемся со стереотипными представлениями об обязанностях помощника руководителя: мол, нужно не только проводить встречи, но и заниматься личными делами босса. В Финляндии у ассистентов руководителей несколько иная роль.

Частично это связано с тем, что в финских предприятиях иная иерархия, и задачи помощников в первую очередь касаются рабочей жизни. Личные оргвопросы начальник обычно решает сам, говорит Хуса.

В остальных странах культура может отличаться. Хуса сталкивалась с разными задачами.

«Какое-то время я была помощником руководителя, приехавшего из-за границы. Тогда я и правда забирала одежду из прачечной и занималась его переездом», — сообщает Хуса.

Она не отказывается от таких задач, если они возникают. Наверное, впервые с такими вопросами она столкнулась в сфере гостиничного бизнеса.

«Тогда порой нужно было оказывать поддержку гостям разруливать и их личные оргвопросы тоже. Если в организации назначают иностранного руководителя, ему нужно максимально сосредоточиться на работе, и если я смогу ему в этом помочь, то почему бы и нет».

Многие считают, что должности помощников, секретарей или ассистентов постепенно утрачивают известность. Например, согласно барометру финского министерства экономического продолжения и занятости, секретарей по-прежнему слишком много.

Хуса с этими наблюдениями согласиться не может. Она также занимает пост председателя финского подразделения Международной организации ассистентов International Management Assistant и следит за развитием сферы.

«Например, в LinkedIn постоянно ищут помощников и помощников руководителей. К тому же, такие навыки требуются не только на должностях помощников», — говорит она.

Это связано с тем, что ассистенты теперь обязаны справляться с различными IT-задачами, внутренней корреспонденцией, вопросами организации и ведения отчетов.

***

В рождении карьеры у Анники Карьялайнен (Annika Karjalainen) была должность под названием first impression manager. Она должна была встречать бизнес-партнеров и отвечать за организацию встречи.

В настоящий момент Карьялайнен работает в консалтинговой компании KPMG на позиции личного помощника и помощника команды.

«В этой компании и в моей нынешней роли я не занимаюсь личными вопросами, как это часто показывают в фильмах, но в рождении карьеры я покупала продукты в Хельсинки для специалистов, приехавших с визитом в Леви. В настоящий момент такие задачи в фирмах практически не ставятся», — говорит Карьялайнен.

Мало кто задумывается о том, чем занимается ассистент и как это влияет на работу всей фирмы.

Они наделены определенной властью. Ассистент решает, что и каким образом он сообщит руководителю. Начальников, которым они оказывают поддержку, они воспринимают скорее как партнеров, нежели как руководителей.

Помощник руководителя — тот, кто создает максимально комфортные условия для деятельности.

«Лидер говорит прошлое слово во многих вопросах, — говорит Элина Хуса. — Мы обрабатываем информацию, успокаиваем, слушаем, стараемся понять».

Иногда у помощника и начальника имеют возможность может быть очень много совместных задач. Например, когда Йорма Оллила (Jorma Ollila) был генеральным директором Nokia, у него было два помощника: первый приходил рано утром, а второй работал допоздна.

Основная цель деятельности ассистента — облегчить работу другого специалиста. Это может выглядеть, к примеру, следующим образом: при составлении этой статьи Карьялайнен уточнила у репортера, когда ему нужно будет брать следующее онлайн-интервью, и аккуратно следила за временем.

«Хороший помощник не ждет, что ему дадут задание, он всегда на шаг впереди. На самом деле, для меня было бы плохим сигналом, если бы мне о чем-то напоминали», — говорит Карьялайнен.

Правда, такие особенности деятельности имеют возможность строить секретарей невидимками. В прошлогоднем опросе Helsingin Sanomat о профессиях, незаметных остальным, многие респонденты упомянули работу секретарей и ассистентов.

Все помощники, побеседовавшие с Helsingin Sanomat в ходе создания этой статьи, говорят, что начальники, конечно, отмечают проделанную ими работу. Неудивительно — ведь многие сталкиваются без помощников с большой перегрузкой.

И все же роль ассистентов в фирме начинают замечать только тогда, когда они не работают.

Говоря об ассистентах, многие вспоминают англичанина Адама Фидлера (Adam Fidler). Он — директор академии, которая носит его имя. Элина Хуса тоже проходила обучение в Академии Адама Фидлера в Манчестере.

Фидлер именует организацию группой, которая танцует под ритмичную музыку оркестра. Дирижер — начальник, он руководит этим оркестром и танцем. Помощник руководства…

Источник Иносми

Previous post Международный валютный фонд предупредил о том, что связанные с криптовалютой возможные опасности имеют возможность стать системными
Next post Бразильский боец Оливейра удушающим приемом победил американца Порье на турнире UFC 269